Präambel
In dem Bestreben, die Wirtschaftsbeziehungen zwischen dem Königreich Schweden und der Bundesrepublik Deutschland zu beiderseitigem Nutzen zu wahren, zu entwickeln und zu fördern, wurde die Schwedische Handelskammer in der Bundesrepublik Deutschland, nachfolgend die Schwedische Handelskammer, gegründet. In Erfüllung dieser Ziele lassen wir uns von Grundsätzen leiten, die wir in diesem Code of Conduct verschriftlichen wollen.
1. Anwendungsbereich
Dieser Code of Conduct gilt für Mitglieder der Schwedischen Handelskammer sowie für alle ehrenamtlich Tätigen und Mitarbeitenden der Schwedischen Handelskammer in der Bundesrepublik Deutschland.
2. Verantwortung für das Ansehen der Schwedischen Handelskammer
Im Rahmen der Mitgliedschaft sowie bei der Erfüllung unserer Aufgaben achten wir auf Ansehen und Stellung der Schwedischen Handelskammer und ihrer Mitglieder. Insbesondere dürfen Name und Stellung der Schwedischen Handelskammer nicht missbräuchlich verwendet werden. Qualität und Glaubwürdigkeit kommen bei der Aufgabenwahrnehmung in allen Bereichen höchste Priorität zu.
Wir wollen Veranstaltungen und Zusammenkünfte für unser Netzwerk nutzen. Wir nutzen diese jedoch nicht missbräuchlich als Marketingplattform für unsere eigenen Zwecke.
3. Kommunikation und Transparenz
3.1 Unser Ziel ist es, Entscheidungen des Vorstandes aufgrund gemeinsamer Analyse und Abwägung zu treffen. Um dies sicherzustellen, informieren wir den Gesamtvorstand so früh wie möglich und fortlaufend über jegliche Themen die ihn betreffen. In den Entscheidungsprozess wird der gesamte geschäftsführende Vorstand einbezogen. Wir handeln stets transparent und legen alle erforderlichen Informationen offen.
3.2 Über die Vorstands- und Präsidiumssitzungen wird Protokoll geführt.
4. Umgang mit Daten
Wir bekennen uns zur Vertraulichkeit aller schützenswerten Informationen und Daten und beachten die datenschutzrechtlichen Regelungen. Bei der elektronischen Datenverarbeitung gewährleisten wir einen dem Stand der Technik entsprechenden Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Insbesondere achten wir darauf, dass keine Informationen unbefugt an Dritte gelangen. Auch intern und im Verhältnis zu unseren Mitgliedern geben wir Daten wie beispielsweise Adressen der Mitglieder nur im Rahmen des gesetzlich Zulässigen weiter.
5. Verhalten bei Entscheidungen und gegenüber Dritten
5.1 Unser Verhalten soll immer von Professionalität, gegenseitigem Respekt, Wertschätzung, Fairness und Transparenz geleitet werden.
5.2 Wir tolerieren keine Bestechung und Korruption. Die Wahrnehmung von Aufgaben für die Schwedischen Handelskammer sowie die Entscheidungsfindung erfolgen ohne Beeinflussung durch sachfremde Kriterien, nur mit fairen Mitteln im Rahmen des gesetzlich Zulässigen. Persönliche Interessen oder eigene Vorteile dürfen dabei keine Rolle spielen.
5.3 Geschenke und sonstige Vorteile außerhalb allgemeinüblicher Aufmerksamkeiten nehmen wir weder an, noch gewähren wir solche.
5.4 Wir setzen uns für freien und fairen Handel ein, bemühen uns um einen transparenten und fairen Wettbewerb, kommunizieren untereinander entsprechend und halten uns an ethische und rechtliche Standards. Dem schenken wir insbesondere bei der Unterzeichnung von Vereinbarungen besondere Aufmerksamkeit. Hierbei achten wir nicht nur auf den Preis, sondern beziehen die Kriterien der Qualität, Leistung, Kompetenz, Eignung und Nachhaltigkeit ausgewogen mit ein.
5.5 Die Schwedische Handelskammer bietet ihren Mitgliedern und deren Organmitgliedern und Beschäftigten unter Einhaltung des Kartellrechts eine legale Plattform für den Meinungs- und Erfahrungsaustausch. Sitzungen und Veranstaltungen der Schwedischen Handelskammer dienen nicht dazu, kartellrechtswidrige Themen zu behandeln oder kartellrechtswidrige Vereinbarungen oder Beschlüsse zu fördern oder abzuschließen. Die Schwedische Handelskammer toleriert kein Verhalten, das wettbewerbsrechtliche Bestimmungen widerspricht.
5.6 Die Wahrnehmung von Aufgaben der Schwedischen Handelskammer darf nicht zur Erwirkung wirtschaftlicher Vorteile für private oder persönliche Zwecke eingesetzt werden. Bei der Vergabe von Spenden und sonstiger Unterstützung von Organisationen, etwa durch Mitgliedschaften, beachten wir die Grundsätze uneigennützigen Handelns.
6. Diversität
6.1 Wir diskriminieren niemanden aufgrund von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion. Alter oder Behinderung.
6.2 Wir wollen einen positiven Beitrag zur Gleichstellung der Geschlechter leisten. Wir glauben, dass jeder die gleichen Chancen auf Beschäftigung, Bildung und Entwicklung haben sollte. Wir streben eine gleichmäßige Verteilung der Geschlechter an und fördern aktiv die Vereinbarkeit von Kindererziehung und Beruf für Männer und Frauen.
7. Umwelt
7.1 Wir übernehmen Verantwortung für die Umwelt und wollen aktiv einen Beitrag zur Agenda 2030 leisten. Wir stellen sicher, dass unsere Handlungen und Entscheidungen immer im besten Interesse unserer Organisation, unserer Mitglieder sowie der Umwelt und der Gesellschaft sind.
7.2 Insbesondere berücksichtigen wir bei Veranstaltungen und Reisen oder beim Kauf von Waren und Dienstleistungen stets die Umweltauswirkungen. Virtuelle Besprechungen ziehen wir stets in Betracht. Wir sind bestrebt, Dienstleistungen und Waren von umweltfreundlichen und zuverlässigen Unternehmen zu beziehen und schaffen auch innerhalb unserer Organisation eine nachhaltige Umgebung.
8. Unentgeltlichkeit
8.1 Die Mitglieder des Vorstandes erhalten für ihren Tätigkeit im Vorstand von der Kammer keine Vergütung und keine Auslagenerstattung.
8.2 Im Zweifel gelten Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erfüllung der den Vorstandsmitgliedern obliegenden Aufgaben als Vorstandstätigkeit.
8.3 Das Prinzip der Unentgeltlichkeit gilt auch für alle ehrenamtlich Tätigen.
9. Aufgaben außerhalb der Vorstandstätigkeit
9.1 Vorstandsmitglieder oder Unternehmen, an denen Vorstandsmitglieder beteiligt sind, dürfen grundsätzlich keine entgeltlichen Aufträge von der Kammer erhalten.
9.2 Unternehmen, bei denen Vorstandsmitglieder tätig sind, ohne an ihnen beteiligt zu sein, können in Ausnahmefällen entgeltliche Aufträge von der Kammer unter nachfolgenden Voraussetzungen erhalten.
9.2.1 Die Vergabe eines entgeltlichen Auftrages an ein Unternehmen, bei dem ein Vorstandsmitglied tätig ist, ohne an diesem beteiligt zu sein, bedarf der vorherigen Zustimmung des Vorstandes. Die Zustimmung des geschäftsführenden Vorstandes im Sinne von § 12 Abs. 4 der Satzung genügt nicht. Das betroffene Vorstandsmitglied hat dabei kein Stimmrecht.
9.2.2 Der Vorstand soll sich bei seiner Entscheidung nur von objektiven Kriterien leiten lassen und nach den in diesem Code of Conduct niedergelegten Grundsätze handeln.
9.2.3 Die Höhe der Vergütung muss einem Drittvergleich standhalten und von der vorherigen Zustimmung des Vorstandes umfasst sein.
9.2.4 Entsprechende Aufträge sowie die Höhe der jeweiligen Vergütung werden einmal jährlich offengelegt.
10. Information, Meldung und Überwachung
Wir haben alle das Recht, Verstöße gegen diesen Code of Conduct zu melden. Dies kann gegenüber jedem geschäftsführenden Vorstandsmitglied erfolgen. Verstöße werden untersucht und, soweit erforderlich, Abhilfemaßnahmen ergriffen. Das Vorstandsmitglied, dem ein Verstoß angezeigt wird, ist verpflichtet diesem Hinweis nachzugehen und in Abstimmung mit den weiteren Vorstandsmitgliedern gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.